a. Menurut American Library Association (ALA)
Layanan rujukan adalah sebagian layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan sumber perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset (Sri Marnodi,1980).
b. Menurut Margaret Hutckins (1994)
Layanan rujukan termasuk bantuan yang bersifat pribadi dan langsung bagi mereka yang mencari informasi di perpustakaan untuk berbagai tujuan, dan juga berbagai macam kegiatan perpustakaan yang bertujuan menyediakan informasi tersebut semudah mungkin .
c. Menurut Louis Shores (1954)
Layanan rujukan adalah bagian dari layanan perpustakaan yang tugasnya menginterpretasikan seluruh koleksi perpustakaan bagi para pemakainya. Terutama sekali bertanggung jawab atas bahan-bahan perpustakaan yang bukan koleksi sekunder, tetapi seluruh koleksi perpustakaan termasuk sumber-sumber di luar perpustakaan yang dapat digunakan.
2. Tugas Layanan Rujukan
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tugas layanan rujukan adalah:
a. Layanan rujukan bersifat langsung, artinya dalam memberikan layanan benar-benar berhubungan secara langsung dengan pengguna, terutama dalam memberikan informasi.
b. Tugas pokok layanan rujukan ialah memberikan informasi baik yang bersifat umum maupun ilmiah untuk tujuan studi dan penelitian.
c. Dalam memberikan layanan informasi, dapat menggunakan sumber- sumber baik yang terdapat di dalam perpustakaan yang bersangkutan ataupun di perpustakaan lain dengan seluas-luasnya.
d. Membantu pengguna dalam memanfaatkan bahan pustaka yang ada dengan sebaik-baiknya.
3. Fungsi Layanan Rujukan
Dalam menyelenggarakan tugasnya, layanan rujukan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Fungsi informasi yaitu memberikan jawaban atas kebutuhan pemakai akan informasi. Agar jawaban dapat diberikan secara tepat, seorang petugas layanan rujukan harus mengetahui latar belakang dan tujuan pemakai.
b. Fungsi bimbingan, memberikan bimbingan perpustakaan kepada pemakai.
Bimbingan perpustakaan diberikan kepada pemakai
1) agar pemakai dapat memanfaatkan perpustakaan dengan baik dan efisien. Misalnya bagaimana memilih dan menggunakan bahan rujukan, bagaimana memilih bahan bacaan yang sesuai, bagaimana menggunakan katalog dan lain-lain
2) nasihat tentang pekerjaan
3) bimbingan tentang belajar sendiri ( self educations )
4) teknik ketrampilan , dan sebagainya.
c. Fungsi instruksi, memberikan instruksi atau pengarahan kepada pemakai perpustakaan mengenai penggunaan perpustakaan secara umum, penggunaan sumber-sumber bibliografi dan koleksi rujukan lainnya.
d. Fungsi supervisi, melakukan supervisi terhadap pengaturan personil, koleksi, ruangan, jam layanan, tata tertib dan sebagainya.
e. Fungsi bibliografi membuat sarana temu kembali informasi seperti indeks artikel majalah, bibliografi, abstrak, panduan literatur, katalog.
f. Fungsi evaluasi, melakukan evaluasi terhadap sumber-sumber rujukan dengan memperhatikan otoritas, ruang lingkup, susunan bahan rujukan, format serta tujuan dan sasaran perpustakaan.
4. Aspek-Aspek Layanan Rujukan
a. Petugas
Permintaan informasi biasanya sangat bervariasi dan memerlukan jawaban yang cepat dan tepat. Oleh karena tugas layanan rujukan ini cukup berat, maka diperlukan petugas rujukan yang cakap, cekatan dan memiliki kriteria sebagai berikut:
1) mempunyai pengetahuan umum yang luas.
2) mengetahui jenis-jenis koleksi rujukan dan mengetahui cara penggunaannya.
3) mempunyai pengetahuan yang dalam tentang sumber informasi yang dapat digunakan, khususnya perlu memiliki pengetahuan yang baik tentang kejadian mutakhir.
4) mengetahui bahan pustaka yang menjadi koleksi perpustakaannya.
5) mempunyai kemampuan yang baik dalam berkomunikasi
6) ramah dan selalu siap membantu.
7) mampu mengambil keputusan dalam melakukan strategi penelusuran informasi termasuk apakah perlu mencari sumber informasi lain di luar perpustakaan atau menyerah tidak dapat menjawab pertanyaan.
8) teliti dalam memeriksa indeks, bacaan, atau data dalam tabel dan dalam menyalurkan jawaban untuk pemakai perpustakaan (Katz dan Fraley, 1984: 103 – 104).
9) mempunyai ingatan yang tajam.
10) kreatif.
b. Koleksi
Semua koleksi yang ada di perpustakaan yang bersangkutan dan perpustakaan lain dapat digunakan oleh petugas layanan rujukan dalam memberikan informasi yang dibutuhkan pemakai perpustakaan. Selain itu sekurang-kurangnya perpustakaan memiliki koleksi rujukan umum.
c. Sarana dan Prasarana
Sebaiknya perpustakaan menyediakan ruangan khusus yang terpisah dari ruangan lainnya untuk layanan rujukan. Meja informasi diletakan sedemikian rupa sehingga selain mudah dilihat juga dapat mengawasi ruangan, koleksi dan pemakai secara menyeluruh. Fasilitas lain selain meja kursi baca, lebih baik ditambah alat reproduksi (mesin fotokopi), telepon, komputer yang terhubung dengan jaringan internet. Ruangan ditata sedemikian rupa yang membuat para pemakai merasa nyaman dan tidak saling mengganggu.
d. Pemakai
Latar belakang pendidikan dan pekerjaan pemakai perpustakaan (user profile) perlu diketahui untuk mendapatkan gambaran kebutuhan informasi dan kesanggupan mereka dalam memakai sumber rujukan.
e. Pertanyaan Rujukan
Pertanyaan rujukan dapat dikelompokkan menjadi dua: (1) pertanyaan dengan spesifikasi yang jelas, yakni jelas apa yang diinginkan. Misalnya permintaan mengenai buku atau artikel yang sudah disertai data-data bibliografis (pengarang, judul, penerbit) sehingga tinggal mencari pada sarana temu kembali yang ada (katalog, bibliografi, indeks, dsb.). (2) pertanyaan yang tidak jelas spesifikasinya sehingga memerlukan identifikasi dengan melakukan wawancara (reference interview).
5. Jenis-Jenis Layanan Rujukan
Secara garis besar layanan rujukan dapat digolongkan menjadi tiga bagian:
a. Jasa dasar
Jasa ini merupakan suatu layanan yang harus dilaksanakan oleh setiap perpustakaan yang meliputi:
1) Memberi informasi umum, biasanya dengan menjawab pertanyaan yang diajukan pemakai. Contoh: di mana letak buku? Bagaimana cara menjadi anggota perpustakaan? Jam berapa perpustakaan buka?
2) Penyediaan informasi khusus, jasa ini meliputi bimbingan cara menggunakan koleksi yang ada diperpustakaan, konsultasi dengan para pustakawan. Macam penyediaan informasi khusus ini tergantung kreatifitas pustakawan pada masing-masing perpustakaan. Contoh:
(a) Jasa Kesiagaan Informasi (Current Awareness Services/CAS)
(b) Jasa Informasi terseleksi (Selected Dissemination of Information).
(c) Penyediaan Paket Informasi
(d) Current Content, dan lain-lain
3) Bantuan menggunakan katalog. Tidak semua pengunjung perpustakaan mengerti bagaimana cara menggunakan katalog untuk menemukan bahan pustaka yang mereka cari baik yang berbentuk kartu maupun katalog terpasang (OPAC = Online Public Acces Catalogue).
4) Bantuan menelusur dokumen. Jasa ini diberikan kepada pemakai agar pemakai dapat dengan mudah, cepat, dan tepat menemukan bahan pustaka yang mereka butuhkan.
5) Bimbingan menggunakan buku rujukan, buku rujukan dirancang berbeda dengan buku biasa serta mempunyai ciri-ciri khusus, maka diperlukan bimbingan bagaimana cara menemukan jawaban/informasi yang dicari.
b. Jasa yang lazim dilakukan
1) Jasa pinjam antar perpustakaan (silang layan). Dalam layanan ini perlu adanya kerjasama antar pusat jaringan informasi yang ada. Jasa ini dilaksanakan mengingat keterbatasan perpustakaan dalam hal ruang serta dana yang tersedia.
2) Pendidikan pemakai. Hal ini dilakukan dengan tujuan memperkenalkan kepada pemakai cara-cara menemukan koleksi atau bahan pustaka yang mereka cari dengan cepat. Hal ini sebaiknya dilakukan secara rutin mengingat pengunjung perpustakaan selalu berganti-ganti.
3) Kunjungan perpustakaan. Kunjungan perpustakaan biasanya dilakukan dengan berkelompok, baik oleh para mahasiswa, pelajar, peserta kursus, dan lain-lain, dengan cara mengunjungi semua unit kerja perpustakaan.
4) Menyelenggarakan pameran. Pameran dilaksanakan dengan memajang bahan pustaka baru atau memajang bahan pustaka bertema tertentu. Rak pamer sebaiknya diletakkan di tempat- tempat strategis agar setiap pengunjung dapat melihatnya.
c. Jasa yang jarang dilakukan
1) Jasa terjemahan. Layanan ini kadang-kadang disediakan oleh perpustakaan instansi BUMN ataupun swasta yang bonafid. Layanan ini dilaksanakan oleh staf perpustakaan yang menguasai
beberapa bahasa-bahasa asing sesuai dengan kebutuhan instansi induknya.
2) Jasa referal. Jasa ini merupakan tugas yang utama tetapi jarang dilaksanakan karena tugas ini merupakan tugas yang berat bagi petugas rujukan (pustakawan). Pustakawan dituntut cepat dan tepat dalam menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang dihadapinya. Keberhasilan bagian layanan rujukan tergantung pada beberapa faktor yaitu :
a. Mempunyai bahan-bahan (sumber) rujukan yang tepat
b. Pengetahuan pustakawan/petugas perpustakaan tentang sumber- sumber rujukan dan terampil memanfaatkannya.
c. Fasilitas pendukung seperti meja petugas, komputer, jaringan internet dan telepon
d. Jaringan dengan perpustakaan / pustakawan rujukan lain baik secara formal maupun informal.
6. Produk Layanan Rujukan
Layanan rujukan dapat dikembangkan sendiri oleh perpustakaan sesuai kreatifitas perpustakaan dan kebutuhan pengguna, dengan demikian nama-nama atau sebutan produk jasanya pun bisa dikembangkan pula. Ada beberapa produk layanan rujukan yang terkenal, antara lain:
a. Informasi Kilat
Informasi kilat adalah kumpulan fotokopi daftar isi majalah- majalah terbaru/mutakhir dalam subjek tertentu yang dilanggan perpustakaan. Informasi kilat merupakan produk layanan/jasa informasi kilat atau sering juga disebut jasa kesiagaan informasi (current awareness service). Disebut kilat karena informasinya mesti cepat diterima pemakai perpustakaan. Begitu majalah datang, langsung dikumpulkan berdasarkan subjek-subjek yang satu kelompok, lalu difotokopi dan dijilid, kemudian disebarluaskan kepada pengguna. Contoh:
1) Current Content, merupakan salah satu jenis informasi kilat terkenal yang terbit di luar negeri.
Sebagian perpustakaan di Indonesia telah melanggan terbitan itu yang kemudian digunakan untuk melaksanakan jasa informasi kilat dari perpustakaannya.
2) Informasi kilat yang terbit di dalam negeri antara lain untuk bidang pertanian dan perpustakaan terbitan PUSTAKA, Bogor.
3) Buletin Informasi Kilat terbitan PDII LIPI.
4) Kesiagaan Informasi Teknologi Industri terbitan PDII LIPI
b. Informasi Terseleksi
Informasi terseleksi berisi informasi bibliografi yang dipilih secara tepat dengan sasaran pembaca yang sudah sangat jelas. Data profil pengguna sudah dimiliki perpustakaan misalnya subjek/masalah yang diminati. Berdasarkan data profil itulah perpustakaan mengirimkan informasi yang berupa daftar isi majalah, abstrak, indek, ataupun bibliografi khusus yang perlu dikirimkan kepada pengguna tertentu. Layanan rujukan yang memhasilkan informasi terseleksi ini disebut Jasa Informasi Terseleksi (Selected Dissemination of Information).
c. Paket Informasi
Paket informasi merupakan kumpulan dari berbagai jenis dokumen seperti paten, artikel (jurnal, surat kabar), standar, makalah dan lain-lain yang disusun dalam bentuk buku. Paket informasi ini disusun menurut subjek atau topik tertentu sesuai pesanan pemakai. Pemakai dapat merupakan individu maupun suatu lembaga.
Contoh: Paket Informasi Teknologi Industri produksi PDII-LIPI.
d. Current Content
Current Content (Philadelphia: Institute for Scientific Information) adalah produk current awareness yang ditawarkan oleh host online. Produk ini diterbitkan dalam subjek-subjek berikut ini: Pertanian, ilmu biologi dan lingkungan; Seni dan humaniora; Ilmu hayat; Fisika, kimia dan ilmu bumi; Kedokteran klinis; Teknik; Teknologi dan ilmu terapan. Current content terbit mingguan, terdiri dari salinan halaman daftar isi jurnal-jurnal. Terbitan ini penting terletak pada fakta bahwa halaman daftar isi itu tidak mengalami prosedur pengeditan yang rumit, oleh karena itu informasi yang terkandung adalah yang terbaru.
Advertisement
